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南孚电池应用ERP案例

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从福州坐,越过无数隧道,在曲折的山路上颠簸3个小时后,即可到达福建省南平,很难想像占据中国电池60%市场份额业的南孚电池有限公司(以下简称“南孚”)就在这个风景秀丽、交通不便的小城市里。这家原本的集体制小企业,如今年销售额13亿元,发展速度一骑绝尘,每年以20%以上的速度成长。

南孚的主营产品电池属于,注定了其产品线长、周转周期短、渠道的链条短而覆盖面宽。如果不能对客户、销量、货款回笼等严密监控,账面就会出现一大堆问题。此外,生产上从投料到成品出厂整个过程大概只要十几天,这十几天内的资金周转、库存等管理不当的话,就会在资金占用等方面出现问题。

生意越做越大,带来的必然是内部组织和外部合作伙伴的扩大,管理问题也随之出现。南孚总经理丁曦明至今还记得这些当初让他头痛的事“奖金回笼的时候,应该是他还给我的钱,我却记到别的客户头上。有时候供货也会出现问题,这个客户向我要的货却被发到别的客户那里。而且年终跟财务对总帐经常对不起来。”各部门都有自己难念的经。南孚生产运营部经理陈熙安徽遇到的问题则是:生产与采购计划相脱节、用料变化与领料脱钩,生产调度上的救火之举和紧急采购时有发生。

管理之手的延伸

有着一个阳刚名字的漂亮女孩高雪松在北京加能电池销售中心(以下简称“加能”)主管订货和出纳,身为南孚华北总代理的加能靠南孚起家,与之合作已近10年,销售额的80%都来自南孚,2006年其南孚电池的销售额约在5000万元左右。由于将南孚电池经营得很成功,其他牌子也纷纷找上门来。

高雪松明显地感觉到与其他供货商相比,南孚的订货速度很快,而且不管是订货、送货,还是订货之后的开发票等事情,程序都清楚明了。发出订单后的第二天就能收到货,每年在对帐上也没有出过大纰漏。而其他品牌一般送货至少需要两天,而且时常会出现某些产品缺货,几天后才能补齐。一次,高雪松在给某品牌发出订单几天后还没收到货后打电话询问,对方说根本就没收到订单。这样的事在南孚身上却鲜有发生。

南孚电池驻北京办事处的安洋对此做出了解释“在收到订单后,我们就将其输入系统发回总部。如果客户信用没什么问题,通常第二天就可以发货。当客户打电话询问发货情况时,从系统里我们就可以看到这份订单的进程,是已经审批完了呢,还是刚从物流公司发出。”

安洋口中的“系统”指的就是南孚启用的系统。

2002年,南孚的渠道体系发生了较大的变化,沃尔玛、家乐福这样的大卖场也直接从南孚进货,由于这些大超市的连锁店遍布全国,无形中南孚就等于多出了很多个客户。如今南孚的销售网络直到村一级,形成了纵深很长的销售链,既有代理商,也有自己直接控制的客户,大大小小加起来如今有300万家。南孚希望对众多批发商直接控制,以免层级过多,而且要对代理商的下一级销量也要了然于胸,以掌握代理商信用、控制坏账风险。

这样的工作显然是人工记录难以胜任的,于是在2002年,面对供应商管理等诸多挑战,南孚引入了用友的ERP中的存货、采购,销售,财务四大块。之前南孚曾先后几次上马过其他软件商的财务、生产制造等系统,但均无功而返,选择用友也只是抱着尝试的心态,当时投入不过20多万元。

南孚总部对经销商的管理只到二级批发商这一层,虽然三级以下由区域经理直接联系,但其数据会直接汇总到上一级批发商,像沃尔玛、家乐福这些大超市的每个店面的数据也都直接在南孚的掌握中。现在南孚也在扩大管理网络,向下延伸,希望伸到乡镇一级或者像华西村这样的村里面。

“今天我只要一打开计算机,我就可以知道全国整体的库存量有多大,这个月的销量有多少,然后根据曲线图就可以安排下个月或下星期的生产”,丁曦明说。原来销售部门只是在报表的时候才能看到销售数据,现在每天能会有销售日报。每天的发货量、经销商的走货量反馈回来,再跟第三方调查公司的数据进行比对后,南孚就能分析出市场占有率的变化、市场趋势、每个品种在每个地区的走向,据此及时调整。

原先仅数据采集的周期就很长,分析结果出来后很有可能都过时了,对市场就会形成误判。从了解终端的销售情况,到决定下料去生产,这个周期原来至少需要两个月,而现在大约一个星期就够了。

“这几年南孚做ERP由难到易。原来各部门不提需求,现在拼命提。而且不仅涉及到南孚自己内部的业务本身,还开始把手直接伸向经销商和供应商。”廖江辉指的是,原本客户订货都是发传真,由南孚的工作人员录入到系统内下达订单,现在南孚向一些资质较优的供应商直接开放端口,让他们直接在南孚的系统内操作。

南孚的手还伸向了供应商,和一些重要的并有愿意的供应商实现了对接。比如说上海一家供应新苯的供应商就可以通过查看南孚的数据库,根据自己产品在南孚的库存量提前安排生产。

内功

像加能这样的供应商只能感受到南孚的外部,而内里的变化只有南孚自己知道。

“我们感触最深的就是应收帐款得到了解决,做到了能够跟总帐相符”,南孚商务会计部经理黄功贵怎么也忘不掉那些对账对得昏头胀脑、老和销售部打架的日子。2002年之前,两三千家的应收帐款全都要靠手工记录,虽然总帐上记了一笔应收帐款,但是具体到每个客户就没法那么细地记帐,因此常常会发生总帐经常跟客户的帐对不上的事情,这时就是财务部门头最大的时候。由于南孚的销售方式是现销,新系统解决好对帐问题后,应收帐款的周期自然就下降了。

出报表也是财务最重要的任务之一。以前财务数据需要人工导出,再用电子表格分析统计,结帐之后的15日才能出月报,出年报时就更是加班加点。现在南孚的业务量是系统上线前的2倍,按照美方的要求,必须在结帐后的第五天(包括周末)出具报告。“如果不上这个系统,大家都在那里没日没夜地做,也做不出来!”财务会计部经理黄宁说。

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