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ERP资讯网讯:如何规避OA办公系统选用误区

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摘要: OA的选型一定要选择自己当前最重要的一些需求,例如日常工作流程汇报与处理等,这样才能让OA充分发挥优势,从而减少系统资源的浪费。

在各种企业管理软件中,OA办公系统涉及的人员岗位最广、办公事务最多、使用跨度最大,所以,它虽然看起来没有那么复杂,但要想选择并用好一款OA办公系统却也并非易事。

  为此,笔者采访了华天动力OA办公系统的实施部经理张步宇先生,请他介绍一下OA办公系统选型和实施中需要注意的事项。近年来,华天动力OA办公系统立足中端市场,以领先业界的工作流、报表和开放平台三大技术为依托,已成为实用性、易用性和高性价比OA办公系统的代表,因此相信这些建议会给CIO们提供有用的帮助。

  1、抓住自己当前最主要的需求

  笔者发现,如今很多企业的CIO们对于企业真正所需要的OA并不能深刻了解,他们不知道自己的真实需求到底是什么,从而也就不能够很好的选择适合自己企业的OA产品。

  对于这一点,张先生认为:“在选择OA办公系统时,一定要紧紧抓住自己当前的主要需求,这个需求一定要明确,不要面面俱到,不要试图去满足每个部门、每个人,在此基础上兼顾未来几年的发展,留有拓展的空间。CIO在各部门以及主要领导进行需求调研后,千万不要拿着一个大杂烩的需求报告去选型,而应该对这些需求进行评估、筛选、排序,确定主要问题是什么,确定这些问题是否可以通过OA来解决,最后按照一份有针对性的、可执行的方案去选型。这就有效避免了盲目的选项,盲目的选型会让你看着各个OA都差不多,造成被动和无所适从。”

  显然,OA的选型一定要选择自己当前最重要的一些需求,例如日常工作流程汇报与处理等,这样才能让OA充分发挥优势,从而减少系统资源的浪费。

  2、OA选型要轻概念,重产品

  现在很多的OA厂商将自己的产品描述的天花乱坠,吸引着CIO们的眼球。张先生在此请CIO们注意:“不要被厂商各种漂亮的概念和承诺所误导,要轻概念、重产品,务实、理性,寻找业内主流的产品。”

  在众多OA产品中进行选型时,一定要要分别从横向与纵向,从不同的维度分别去综合比较各个产品,张先生给大家从以下几个方面进行了举例,从而最后选出最适合自己的产品:

  ·技术——包括健壮性、开放性以及稳定性等。

  ·功能——包括适用性、易用性等。

  ·服务——包括OA使用的便利性、二次开发的方式是否合理等。

  ·价格——价格是否符合公司的长远规划,后期的服务价格等。

  张先生说:“OA办公系统作为一种管理软件,所蕴含的管理理念很重要,但管理理念不能和软件功能相脱节,这是很多客户所忽略的,结果造成理念很完美,软件很悲催。”

  张先生还提出了一个很好的建议:“在选择某个厂商的OA产品之前,用户可以向厂商索取OA软件的试用版,结合自己的实际需求模拟运行几周,以便有个更直观和准确的认识。华天动力OA办公系统的测试版就公开在网站上,而且完全免费、免注册、免认证,是完全开放的,就是希望能够为用户的体验提供最大的便利。”

  3、制定规范促进OA落实与实施

  当一个企业成功的为自己进行了OA选型之后,如何才能够让OA的实施与落实更快与更好呢?张先生认为:“OA办公系统的成功落地首先需要制度上的保障,重点在于培养全员的使用习惯,待使用形成习惯以后,OA办公系统就会顺畅的运行。”

  张先生认为,企业应该制定正确使用OA办公系统的相关规范,包括明确而具体的相关规则和方法等,如账号密码规范、文件命名规范、信息发布规范、流程审批规范、各功能的管理员划分等等,这些规范必须要同时兼顾执行的便利性和持续性,通过规范将企业的办公重心由线下转移到线上。

  成功的企业都采用了一系列举措来保证OA办公系统应用的落实,比如要求所有的通知、公告必须通过OA办公系统发布,所有的文档都在OA办公系统上保存和共享,所有的申请都必须在OA办公系统上进行审批,并对审批时限进行设置和提醒,甚至加入考核等。

  4、避免走进系统维护误区

  在系统维护上,很多企业存在一个误区,觉得当地一定要有服务机构,有问题了能够有人随时上门服务。张先生讲到,其实OA办公系统是可以远程维护的,而且比上门服务更灵活、更及时、成本更低。另外服务机构要么是办事处要么是代理商,他们对产品的熟悉程度以及修改权限都远不如厂家的专业技术人员。

  需要注意的是,基于Lotus平台开发的OA办公系统维护极为复杂,成本极高,无法远程维护,需要慎重考虑。

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(本文来源于:http://www.tyerp.com/ )
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